Quy trình triển khai dự án đầu tư hiệu quả nhất

Để thực hiện được một dự án đem lại kết quả tốt thì trước hết các công ty doanh nghiệp cần biết cách triển khai dự án hợp lý, hiệu quả nhất. Việc này chính là nền móng vững chắc giúp các kế hoạch, dự án của doanh nghiệp được hoàn thành một cách tốt nhất. Vậy triển khai dự án là gì? Cùng chúng tôi tìm hiểu về kế hoạch triển khai dự án và quy trình triển khai dự án chi tiết nhất dưới đây nhé!

Triển khai dự án là gì? 

Triển khai dự án chính là quá trình chuẩn bị và thực hiện từng bước trong dự án của mỗi doanh nghiệp gồm có thời gian xác định, giới hạn tài chính, nguồn nhân lực cần sử dụng. Ngoài ra cần có những mục tiêu cụ thể, rõ ràng để thỏa mãn được đối tượng mà dự án của doanh nghiệp đang hướng tới.

Triển khai dự án là quá trình chuẩn bị, cách thức thực hiện để giúp bạn xây dựng 1 dự án hoàn hảo nhất và có thể đạt được mục tiêu rõ ràng trong khoảng thời gian xác định.

Bạn có thể tưởng tượng việc này giống như đang xây một ngôi nhà cao tầng. Để có thể xây lên được tầng cao nhất thì cần có nền móng vững chắc. Sau đó cần có sự hỗ trợ, nỗ lực của toàn bộ thành viên thực hiện dự án để xây dựng nên cả tòa nhà, đạt được mục tiêu mong muốn.

Mỗi tầng của tòa nhà chính là từng bước mà dự án phải trải qua. Chính vì thế việc triển khai dự án cho doanh nghiệp là cực kỳ cần thiết.

Tính toán chi phí

Trước khi tiến hành triển khai dự án cho doanh nghiệp bạn cần phải tính toán chi phí sao cho hợp lý nhất. Đây là bước cực kỳ quan trọng quyết định đến sự thành công của dự án. Khi tính toán được khoản chi phí cần sử dụng bạn sẽ cân đối được mọi hạng mục, tránh trường hợp hạng mục dư thừa và có những hạng mục thiếu hụt khó bổ sung về sau này.

Bên cạnh đó khi tính toán được chi phí thì doanh nghiệp sẽ lựa chọn được những nhà cung cấp phù hợp nhất cho dự án của mình.

Chi phí triển khai dự án là loại chi phí cần thiết để tổ chức tực hiện cho các công việc quản lý dự án bắt đầu từ giai đoạn chuẩn bị tới khi thực hiện và kết thúc giúp dự án của bạn thành công tốt đẹp và gặt hái được nhiều thành quả như mong đợi.

Các bước lập kế hoạch triển khai dự án hoàn hảo, thành công

Dưới đây là hướng dẫn các bước lập kế hoạch triển khai dự án tốt nhất mà bạn có thể tham khảo. Nếu áp dụng theo đúng cách làm này, chắc chắn dự án của bạn sẽ đạt được hiệu quả như mong muốn.

Đặt ra mục tiêu rõ ràng 

Bước đầu tiên bạn cần phải xác định được mục tiêu của dự án và vạch ra chúng một cách dễ dàng nhất. Mục tiêu càng rõ ràng cụ thể thì việc triển khai càng suôn sẻ và đạt được nhiều thành công hơn.

Để có thể xác định mục tiêu dự án tốt nhất bạn cần lưu ý những yếu tố sau:

• Hoàn thành danh sách công việc trong dự án
• Hoàn thành công việc theo đúng thời hạn đặt ra
• Tính toán, duy trì nguồn ngân sách tốt
• Đảm bảo được chất lượng công việc
• Bảo mật tuyệt đối các nguồn tài nguyên
• Tránh, ngăn chặn những trường hợp vi phạm hợp đồng.

Hành động

Sau khi đã thiết lập được mục tiêu công việc và sắp xếp được thứ tự của chúng thì bạn tiến hành các bước hành động cụ thể, bao gồm:

• Yêu cầu chung của công việc
• Nhân sự phụ trách các hạng mục
• Phương thức thực hiện
• Kết nối các đầu việc bằng cách thức cụ thể
• Báo cáo kết quả công việc

Tính toán chi phí

Tính toán chi phí là bước cực kỳ quan trọng trong việc lập kế hoạch triển khai dự án. Bạn cần cân đối ngân sách để tối ưu được các bước hành động. Cụ thể, cần tính toán những chi phí cho đầu mục sau:

• Nguyên vật liệu
• Nhân sự
• Thời gian

Thời gian thực hiện

Bạn cần phải thực tế hóa mọi kỳ hạn công việc của mình. Thông thường mỗi dự án sẽ có những mục tiêu khác nhau tương ứng với thời gian thực hiện là ngắn hạn hay dài hạn. Vì thế các đầu việc cụ thể sẽ được sắp xếp theo các giai đoạn riêng, có lịch trình làm việc rõ ràng.

Sau đó bạn cần công bố bảng biểu về thời gian để tất cả nhân sự tham gia kế hoạch, dự án này nắm được và đáp ứng đúng chất lượng của công việc được giao.

Đặt ra nguy cơ tiềm ẩn và cách xử lý

Người quản lý giỏi là người luôn lập được bản kế hoạch dự án chi tiết rõ ràng và đặc biệt là có đi kèm những phán đoán về nguy cơ tiềm ẩn, những trường hợp phát sinh khi thực hiện.

Những nguy cơ tiềm ẩn có thể gặp phải gây ảnh hưởng tới dự án như thời tiết, ngân sách bất ổn, lỗi kỹ thuật ở bất kỳ khâu nào đó,… Vì thế bạn cần thực hiện việc quản lý rủi ro và dự phòng những phương án xử lý tốt nhất.

Thực thi

Đây là một hạng mục cực kỳ quan trọng nhưng thường lại không được nhiều người lưu ý. Tuy nhiên trong quá trình lập kế hoạch dự án bạn cần nắm rõ đợc vai trò, cam kết kết quả để có thể đạt được mục tiêu đã đề ra khi thực thi kế hoạch của mình.

Đặc biệt, bạn cần phải quản lý sát sao toàn bộ quá trình để định hướng dễ dàng hơn và kịp thời chỉnh sửa sai phạm, đánh giá kế hoạch dự án khách quan hơn.

Theo dõi/đánh giá

Bước theo dõi, đánh giá từng bước thực hiện dự án chính là bước đi cực kỳ quan trọng khi lập kế hoạch triển khai dự án này. Ở bước này bạn cần tập trung lưu trữ chính xác tất cả các loại hồ sơ, số liệu liên quan sau đó phân tích nếu có sai lệch số liệu. Bạn cần phải sẵn sàng để có thể giải quyết phát sinh bất cứ lúc nào để đạt được mục tiêu đã đề ra.

Sử dụng công cụ hỗ trợ

Hiện nay trên thị trường đã có rất nhiều các công cụ hỗ trợ quản lý dự án hiệu quả để bạn có thể lựa chọn. Mỗi công cụ lại có những tính năng và ưu điểm riêng. Vì thế hãy tìm hiểu và cân nhắc thật kỹ trước khi sử dụng để mang lại hiệu quả nhất.

Để lựa chọn được công cụ hỗ trợ phù hợp, bạn nên lưu ý những yếu tố sau:

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
• Có nhiều thông tin chuyên sâu hỗ trợ đẩy nhanh tiến độ dự án
• Tùy chỉnh được kế hoạch sao cho phù hợp với nhu cầu của toàn đội thực hiện
• Có thể sắp xếp, liên kết mọi tác vụ để tạo kế hoạch và dòng thời gian.

Trên đây là hướng dẫn toàn bộ quy trình triển khai dự án đầu tư hiệu quả nhất cho công ty, doanh nghiệp. Hy vọng với những chia sẻ của chúng tôi bạn có thể hoàn thành tốt công việc của mình, lập ra được những dự án đạt kết quả cao hơn mong đợi. Chúc bạn thành công!